Privacyverklaring
Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens VTK verwerkt op de publieke website, in het ledenportaal, bij tickets en reservaties, in de logistieke tools en bij optionele gezichtsherkenning.
Laatst bijgewerkt op 18 juli 2026.
Wie is verantwoordelijk?
VTK, Vlaamse Technische Kring, Studentenwijk Arenberg 6/1, 3001 Heverlee, België, is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen, verzoeken of het intrekken van toestemming kan je terecht bij it@vtk.be.
Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van de functies die je gebruikt verwerken we: • account- en lidmaatschapsgegevens: naam, KU Leuven-mail, taal, r-nummer, rollen en sessiegegevens • optionele profielgegevens: adres, geboortedatum, persoonlijke mail, mailvoorkeuren, studieprofiel en profielfoto • bestellingen en activiteiten: ticketkoper en deelnemers, antwoorden, betalingen en terugbetalingen, broodjes, shiften, materiaal- en camionettereservaties en bijbehorende nota's • toegangs- en beveiligingsgegevens: kaartnummer/naam, deurgebeurtenissen, IP-adres, browser en technische logs • fotoalbums: een selfie en biometrische gezichtstemplate, maar alleen als je daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft
Doelen en rechtsgronden
We verwerken noodzakelijke account-, ticket- en reservatiegegevens om de gevraagde dienst of overeenkomst uit te voeren. Rollen, fraudepreventie, toegangscontrole en beperkte beveiligingslogs steunen op het gerechtvaardigd belang van VTK om de vereniging en haar systemen veilig te beheren. Boekhoudkundige gegevens bewaren we wanneer een wettelijke verplichting dat vereist. Mailingcategorieën, optionele browserdiagnostiek en gezichtsherkenning gebruiken we alleen op basis van toestemming. Je kan toestemming intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast. VTK verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt ze niet voor advertentieprofilering.
Aanmelden met je KU Leuven account
Als je je aanmeldt met je KU Leuven account, deelt de aanmelddienst van de Associatie KU Leuven je naam en je geverifieerde e-mailadres met VTK. We gebruiken dat e-mailadres om je te koppelen aan je bestaande VTK-account. VTK ontvangt je wachtwoord niet.
Gezichtsherkenning in fotoalbums
Deze optionele functie is standaard uitgeschakeld. Als VTK ze na een gegevensbeschermingseffectbeoordeling inschakelt, moet je vóór elke zoekopdracht uitdrukkelijk toestemmen. De geüploade selfie en daarvan gemaakte tijdelijke template worden na de zoekopdracht verwijderd en een opruimtaak verwijdert achterblijvers uiterlijk na één uur. De albumindex kan gezichtstemplates van afgebeelde personen bevatten; vragen, bezwaar of een verzoek om verwijdering kan je sturen naar it@vtk.be. Er wordt geen beslissing met rechtsgevolg uitsluitend automatisch genomen.
Met wie delen we je gegevens?
We gebruiken alleen partijen die nodig zijn om de dienst te leveren: KU Leuven/Associatie KU Leuven voor aanmelding en kaartgegevens; onze hosting-, database-, objectopslag- en mailleveranciers; Mollie voor betalingen; de door VTK beheerde Immich-dienst voor albums; en, alleen met browsertoestemming, Sentry voor diagnostiek. YouTube of Vimeo wordt pas gecontacteerd als je externe media start. De concrete leveranciers, locaties en bewaartermijnen worden in het verwerkingsregister bijgehouden. Waar gegevens buiten de EER gaan, moet VTK een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen gebruiken.
Hoelang bewaren we je gegevens?
Aanmeldsessies verlopen uiterlijk na 30 dagen. Technische deur- en toegangslogs worden standaard na 12 maanden verwijderd; diagnostische ruwe payloads en verzendgegevens worden na 90 dagen opgeschoond en fraudefingerprints na 30 dagen. Account- en lidmaatschapsgegevens blijven zolang ze nodig zijn voor je lidmaatschap en administratie. Ticket-, reservatie- en betalingsgegevens worden daarna verwijderd of geanonimiseerd, behalve waar boekhoud- of andere wetgeving langere bewaring vereist. De bewaartermijnen worden periodiek uitgevoerd via de privacy-onderhoudstaak.
Je rechten en keuzes
In je account kan je je profiel verbeteren, een kopie van je gegevens downloaden en verwijdering aanvragen. Verwijdering wist je account en anonimiseert persoonsgegevens in transacties die VTK om wettelijke, financiële of integriteitsredenen moet bewaren. Je kan ook inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen via it@vtk.be. VTK kan je identiteit controleren en antwoordt normaal binnen één maand. Je kan klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Kinderen en wijzigingen
De diensten zijn gericht op (toekomstige) studenten en leden. Wanneer toestemming van een minderjarige volgens de toepasselijke regels niet volstaat, moet een ouder of voogd handelen. We passen deze verklaring aan wanneer de dienst of leveranciers wijzigen; de datum bovenaan toont de laatste inhoudelijke update.